Dijital Yönetim Sistemi'nde (DYS) kurum içi iletişimin en önemli unsurlarından birisi Sohbet Kanalları'dır. Whatsapp'a benzer bir iletişim şekli olup, Whatsapp'ın kişilere yönelik olmasının aksine bizim Sohbet Kanalları'mız kurumsal yapılara uygun özelliklere sahiptir. Bu özelliklerden bazıları şunlardır:

1. Mesajların depolandığı yer itibariyle, Whatsapp gibi bireysel tasarlanmış iletişim araçlarında bilgiler şahısların telefonlarında saklanır. Oysa, bizim kanallarda bütün bilgiler kurumsal hafızada saklanır. Kişilerin cihazlarına bağımlılık sözkonusu değildir.

2. Mesaj geçmişini görmek bakımından, bizim kanallara sonradan dahil olacak bir kişi, ilk andan itibaren gerçekleşmiş bütün yazışmaları görebilir. Whatsapp gibi uygulamalarda ise sadece girdiği andan sonraki yazışmaları görebilir, eski mesajlar gözükmez.

3. DYS'nin diğer unsurlarıyla bütünleşik çalışır. Whatsapp gibi uygulamalar sadece mesajlaşma özelliğiyle sınırlıdır. Örneğin, Görev Takip Sistemi için görev giriş ve takibi sohbet kanallarından yapılır. Bir diğer örnek, Dosya Sistemi'nden istenilen dosya kolayca sohbet kanallarında paylaşılabilir. Sistem bunu tanıdığı için bir tarafta yapılan güncellemeler diğer tarafa otomatik olarak yansır.

4. Önceden tanımlanmış gruplar marifetiyle sohbet kanallarına kimlerin ekleneceği kolayca yönetilebilir. 

Google Sohbet (Chat) tabanlı bu sistemde her kanalın bir türü ve bir erişim şekli sözkonusudur. Sohbet Kanalı olarak isimlendirmeyi tercih ettiğimiz bu araç, aslında sistemde Alan olarak adlandırılmaktadır. Bu yüzden, ayarlarda Alan olarak geçmekte olduğu unutulmamalıdır. 

Sohbet Kanalı Türleri

Sohbet kanalları iki çeşittir: 

1. Ortak Çalışma: Kanaldaki bütün üyeleri katkı yapabilir.

2. Duyurular: Sadece yöneticiler yazabilir.

Genel olarak kanallar Ortak Çalışma türünde olmalıdır.

Erişim Şekli

Erişim şekli bir kanala kimlerin eklenmesine izin verileceğini belirler. Sohbet kanallarında iki çeşit erişim şekli sözkonusudur:

1. Gizli: Yalnızca belirlenen kişiler ve gruplar bu kanalı bulabilir, görüntüleyebilir ve kanala katılabilir.

2. TEKKE: Sistemdeki herkes bu kanalı bulabilir, görüntüleyebilir ve kanala katılabilir.

İlk açıldığında, açan kişi dışında kanalda kimse bulunmaz. Kanal oluşturulduktan sonra kişiler veya grupların ayrıca eklenmesi gerekir. Veya, serbest katılıma dayalı kanalların duyurusu yapılır, dileyen katılır.

Sohbet Kanalları Kullanımı

Her sohbet kanalının bir konusu olur. Fakat her konu için bir kanal açılmaz. Kanal açmaya değer nitelikteki konular için kanal açılır, gerisi için genel bir kanal oluşturulup bu konular orada görüşülür.

Konusuna göre erişim ya umuma açık yapılır ya da özel kanal olup sadece ilgili kişiler eklenir. Organizasyon Şeması'na uygun çeşitli idari kademelere göre özelleşmiş kanallar mevcuttur. Örneğin, Vakıf idaresine ait kanallarda vakıf bünyesindeki kişiler bulunur. Benzer şekilde, Biksad'a ait kanallarda da Biksad bünyesindeki kişiler bulunur. Ayrıca, idari kanallarda üst idari birimden bazı yöneticilerin bulunması gerekir. Üst idareden genel olarak başkanlık grubu (başkan, başkan yardımcısı ve sekreter) bulunur. İhtiyaç halinde diğer üyelerden de kimseler dahil edilebilir.

Sohbet Kanalları Yapımız ve Hiyerarşisi

Kurumsal yapımızın ve hiyerarşimizin sohbet kanallarına yansıması şu şekildedir; Her idari birime ait bazı standart kanallar bulunur. Bu kanallar şunlardır:

1. Genel kanalı: Hakkında özel bir kanal bulunmayan bütün konuların paylaşıldığı kanaldır.

2. Toplantılar kanalı: Toplantılar ile ilgili planlama, yürütme, raporlama gibi konuların paylaşıldığı kanaldır.

3. Görevler kanalı: Görev takibinin yapıldığı kanaldır. Üst idarenin başkanı da bu grupta bulunur.

4. İdari kanalı: Bir üst idareye bağlı bulunan birimlerin üst idarenin yöneticileriyle irtibat sağladıkları kanaldır. Asgari olarak, üst idarenin başkanlığı da bu kanalda bulunur. Başkanlık, başkan, başkan yardımcı ve sekreter'den oluşan bir gruptur. Bu  kanal, en üst idari birim olan MYK için bulunmaz.

İdari ve Görevler kanalları, hiyerarşik irtibatın kurulduğu kanallardır. Bunların dışında, her idari birim kendi ihtiyaçları doğrultusunda başka kanallar açabilir.

Sohbet Kanalları Listesi

Sistemde kullanıma açılmış birçok sobet kanalı mevcuttur. Bu kanalların bir kısmı umumi olup, bir kısmı yerel, bir kısmı da özeldir. Özel kanallar, genelde idari birimler için kullanılmaktadır.

Burada sadece kurumsal yapının gereği olarak açılmış standart kanallar listelenmektedir. Bunların dışında idari birimlerin veya kişilerin açtığı özel kanallar açanların kendi tasarrufları altındadır ve burada gösterilmelerine gerek yoktur.

Bu kadar kanal çok değil mi şeklinde bir soru akla gelebilir. Unutmayalım ki, burada listelenen kanalların hepsini birden kimse görmüyor. Her idareci, sadece kendi ile ilgili kanallarla muhatap olmaktadır.

Sohbet Kanallarının İsimlendirilmesi

Umumi kanallar öneksiz isimlendirilir. Diğer bütün kanalların isimleri yer veya birim ismiyle başlamalı, arada tire işareti konmalıdır. Yerel kanallar Yer Adı - Kanal Adı şeklinde, özel kanallar Birim Adı - Kanal Adı şeklinde  isimlendirilir. Örnekler için sayfanın devamına bakınız.

Umumi Sohbet Kanalları

Sistemdeki herkesin dahil olduğu sohbet kanallarıdır. Bu kanallar herkesi ilgilendiren ortak konuların duyurulması veya konuşulması için açılmıştır.

Genel Kanalı

Genel konuların görüşülmesi, duyuruların yapılması ve görev takibi maksadıyla açılan bu kanalda sistemde tanımlı olan herkes bulunur ve herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Herkes Grubu

Yerel Sohbet Kanalları

Belirli bir fiziki konuma yönelik olarak açılmış sohbet kanallarıdır. Bu kanallar o fiziki konumdaki kişileri ilgilendiren ortak konuların duyurulması ve konuşulması için açılmıştır.

İMSB - Genel Kanalı

İslam Medeniyeti Sanat Bahçesi'nde (Genel Merkez) bulunan kimseleri ilgilendiren genel konuların görüşülmesi maksadıyla açılan bu kanalda İstanbul'daki herkes dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: İstanbul Herkes Grubu

MYK'ya Ait Özel Sohbet Kanalları

MYK'ya özel olarak açılmış sohbet kanallarıdır.

MYK - Genel Kanalı

MYK'da bulunan kimseleri ilgilendiren genel konuların görüşülmesi maksadıyla açılan bu kanalda sadece MYK üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: MYK Grubu

MYK - Toplantılar Kanalı

MYK toplantıları ile ilgili açılan bu kanalda sadece MYK üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: MYK Grubu

MYK - Görevler Kanalı

MYK üyelerini ilgilendiren görevlerin takibi ve yönetimi maksadıyla açılan bu kanalda sadece MYK üyeleri dahildir.

Üyeler: MYK (*)

Vakıf Genel Merkez'e Ait Özel Sohbet Kanalları

Vakıf Genel Merkez'e özel olarak açılmış sohbet kanallarıdır.

Vakıf - Genel Kanalı

Vakıf'da bulunan kimseleri ilgilendiren genel konuların görüşülmesi maksadıyla açılan bu kanalda sadece Vakıf Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Mütevelli Grubu

Vakıf - Toplantılar Kanalı

Vakıf toplantıları ile ilgili açılan bu kanalda sadece Vakıf Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Mütevelli Grubu

Vakıf - Görevler Kanalı

Vakfı ilgilendiren görevlerin takibi ve yönetimi maksadıyla açılan bu kanalda MYK Başkanı ve Vakıf Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir.

Üyeler: MYK Başkanı + Vakıf Mütevelli (*)

Vakıf Erzurum Şubeye Ait Özel Sohbet Kanalları

Vakıf Erzurum Şube'ye özel olarak açılmış sohbet kanallarıdır.

Erzurum - İdari Kanalı

Vakıf yönetimi ile Erzurum Şube arasında iletişim kurulan idari kanal. Bu kanalda Vakıf Başkanlığı ve Şube Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Başkanlığı Grubu + Vakıf Erzurum Mütevelli Grubu

Erzurum - Genel Kanalı

Vakıf Erzurum Şube'de bulunan kimseleri ilgilendiren genel konuların görüşülmesi maksadıyla açılan bu kanalda sadece Şube Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Erzurum Mütevelli Grubu

Erzurum - Toplantılar Kanalı

Vakıf Erzurum Şube toplantıları ile ilgili açılan bu kanalda sadece Şube Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Erzurum Mütevelli Grubu

Erzurum - Görevler Kanalı

Vakıf Erzurum Şube'yi ilgilendiren görevlerin takibi ve yönetimi maksadıyla açılan bu kanalda Vakıf Başkanı ve Şube Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir.

Üyeler: Vakıf Başkanı + Vakıf Erzurum Mütevelli (*)

Vakıf Konya Şubeye Ait Özel Sohbet Kanalları

Vakıf Konya Şube'ye özel olarak açılmış sohbet kanallarıdır.

Konya - İdari Kanalı

Vakıf yönetimi ile Konya Şube arasında iletişim kurulan idari kanal. Bu kanalda Vakıf Başkanlığı ve Şube Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Başkanlığı Grubu + Vakıf Konya Mütevelli Grubu

Konya - Genel Kanalı

Vakıf Konya Şube'de bulunan kimseleri ilgilendiren genel konuların görüşülmesi maksadıyla açılan bu kanalda sadece Şube Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Konya Mütevelli Grubu

Konya - Toplantılar Kanalı

Vakıf Konya Şube toplantıları ile ilgili açılan bu kanalda sadece Şube Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Konya Mütevelli Grubu

Konya - Görevler Kanalı

Vakıf Konya Şube'yi ilgilendiren görevlerin takibi ve yönetimi maksadıyla açılan bu kanalda Vakıf Başkanı ve Şube Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir.

Üyeler: Vakıf Başkanı + Vakıf Konya Mütevelli (*)

Vakıf Kadınlar Kolu'na Ait Özel Sohbet Kanalları

Vakıf Kadınlar Kolu'na özel olarak açılmış sohbet kanallarıdır.

Hanımlar - İdari Kanalı

Vakıf yönetimi ile Kadınlar Kolu arasında iletişim kurulan idari kanal. Bu kanalda Vakıf Başkanlığı ve Kadınlar Kolu Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Başkanlığı Grubu + Vakıf Kadınlar Kolu Grubu

Hanımlar - Genel Kanalı

Vakıf Kadınlar Kolu'nda bulunan kimseleri ilgilendiren genel konuların görüşülmesi maksadıyla açılan bu kanalda sadece Kadınlar Kolu Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Kadınlar Kolu Grubu

Hanımlar - Toplantılar Kanalı

Vakıf Kadınlar Kolu toplantıları ile ilgili açılan bu kanalda sadece Kadınlar Kolu Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Kadınlar Kolu Grubu

Hanımlar - Görevler Kanalı

Vakıf Kadınlar Kolu'nu ilgilendiren görevlerin takibi ve yönetimi maksadıyla açılan bu kanalda Vakıf Başkanı ve Kadınlar Kolu Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir.

Üyeler: Vakıf Başkanı + Vakıf Kadınlar Kolu (*)

Vakıf Gençlik Kolu'na Ait Özel Sohbet Kanalları

Vakıf Gençlik Kolu'na özel olarak açılmış sohbet kanallarıdır.

Gençlik - İdari Kanalı

Vakıf yönetimi ile Gençlik Kolu arasında iletişim kurulan idari kanal. Bu kanalda Vakıf Başkanlığı ve Gençlik Kolu Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Başkanlığı Grubu + Vakıf Gençlik Kolu Grubu

Gençlik - Genel Kanalı

Vakıf Gençlik Kolu'nda bulunan kimseleri ilgilendiren genel konuların görüşülmesi maksadıyla açılan bu kanalda sadece Gençlik Kolu Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Gençlik Kolu Grubu

Gençlik - Toplantılar Kanalı

Vakıf Gençlik Kolu toplantıları ile ilgili açılan bu kanalda sadece Gençlik Kolu Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Vakıf Gençlik Kolu Grubu

Gençlik - Görevler Kanalı

Vakıf Gençlik Kolu'nu ilgilendiren görevlerin takibi ve yönetimi maksadıyla açılan bu kanalda Vakıf Başkanı ve Gençlik Kolu Mütevelli Heyeti üyeleri dahildir.

Üyeler: Vakıf Başkanı + Vakıf Gençlik Kolu (*)

Biksad'a Ait Özel Sohbet Kanalları

Biksad'a özel olarak açılmış sohbet kanallarıdır.

Biksad - İdari Kanalı

MYK ile Biksad arasında iletişim kurulan idari kanal. Bu kanalda MYK Başkanlığı ve Biksad Yönetim Kurulu üyeleri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: MYK Başkanlığı Grubu + Biksad Herkes Grubu

Biksad - Genel Kanalı

Biksad'da bulunan kimseleri ilgilendiren genel konuların görüşülmesi maksadıyla açılan bu kanalda sadece Biksad yöneticileri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Biksad Herkes Grubu

Biksad - Toplantılar Kanalı

Biksad toplantıları ile ilgili açılan bu kanalda sadece Biksad yöneticileri dahildir ve dahil olan herkesin paylaşım yapma yetkisi vardır.

Üyeler: Biksad Herkes Grubu

Biksad - Görevler Kanalı

Biksad'ı ilgilendiren görevlerin takibi ve yönetimi maksadıyla açılan bu kanalda MYK Başkanı ve Biksad yöneticileri dahildir.

Üyeler: MYK Başkanı + Biksad Herkes (*)

(*) Bu kanallardaki kişiler grup şeklinde dahil edilmemiştir. Çünkü, grup üzerinden eklenen kişilere görev ataması yapılamamaktadır. Bu, sistemin bir kısıtlamasından kaynaklanmaktadır. Bu yüzden, görev yönetimi amacıyla açılan kanallarda kişiler tek tek eklenmek zorundadır. Bu kanalda da öyle yapılmıştır. Dolayısıyla, ilgili gruba yeni bir kişi eklendiğinde bu kanala da elle eklenmesi gerektiği unutulmamalıdır.